ビジネスメールは「簡潔で正確」がマナー
ビジネスにおけるメールは、手紙と電話の中間のような位置付けにあり、会話のように瞬時に判断しながらやりとりをしなくても、一呼吸おいて、適した表現を考えることができる便利なコミュニケーションツール。その名の通り「ビジネス」のメールですから、簡潔で正確が第一です。メールでは手書きの文字による好印象は伝わりませんので、その分、言葉選びや構成、タイミングに工夫が必要です。
40年近く手紙の代筆業に携わってきた手紙コンサルタントの亀井ゆかりさんの新著『短いのに感じがいいメールが悩まず書ける本』より、よくあるシーン別の上手なメールの書き方をご紹介します。
▲『短いのに感じがいいメールが悩まず書ける本』亀井ゆかり 著（日本実業出版社）
失礼にならない程度の催促メールって？
催促や督促のメールは、角が立たないよう表現に十分配慮が必要です。
注意点はこちら。
1. 要件・期日を正確に伝えること
2. 角が立たない言い回しを心がけること
3. 相手にこちらのミスで要件が伝わっていない、行き違いですでに手配を済ませてくれている可能性があるなど、相手が悪いわけではないということを前提とした文章を心がけること
4. より気持ちよく対処してもらうよう、追い詰めるような表現は避けて、相手の逃げ道を用意すること
角が立たない言い回しとは、例えば「恐れ入りますが」「ご多用中恐縮ですが」といった、クッション言葉を用いたり、「行き違いで手配いただいておりました場合はお許しください」といった謝罪文を入れておく方法があります。
また、催促のメールを送る相手が、企業などであれば遅延は考えにくいので、早めに連絡をするほうが無難です。個人の場合はうっかりといった可能性もありますので、余裕があれば、数日様子を見てからの連絡でもよいでしょう。
【シーン事例：期日までに入金がない】
◆基本の文例
先日はお世話になり、誠にありがとうございます。
○○株式会社の○○です。
さて、○月○日付けにて、○月分の請求書をお送りさせていただきましたが、［1］お支払い期限を過ぎましても入金確認がとれておりませんので、確認のメールをお送りいたします。
恐れ入りますが、状況をご確認の上、ご連絡をくださるか［2］今週末までにご入金くださいますようお願い申し上げます。
なお、本メールと行き違いでご送金手続きをいただいていた場合は、何とぞ失礼をご容赦ください。
［1］と［2］の部分については下記のようなバリエーションも考えられます。
［1］お支払い期限を過ぎましても入金確認がとれておりませんので、確認のメールをお送りいたします。
▶○月○日現在、ご入金の確認ができませんでした。
何らかの手違いがあったかと存じますので、改めてご確認いただけますよう、お願いいたします。
▶お手元に届きましたでしょうか。
本日の時点で、入金が確認できていないため、ご案じ申し上げております。
［2］今週末までにご入金くださいますようお願い申し上げます。
▶万が一、未入金の場合は、○日までに入金頂けますと幸いに存じます。
▶念のため、請求書と振込先を添付いたしますので万一未納の場合は、お手数ですがご入金のお手続きのほどお願いいたします。
▶もし未入金ということであれば、お手数おかけしますが○日までにご送金のお手続きをお願いいたします。
＊ ＊ ＊
ビジネスメールは、ちょっとしたことを心がけるだけで、相手も助かりますし、自分の仕事の効率も上がります。今すぐできることばかりなので、ぜひトライしてみてください。
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亀井ゆかり
手紙コンサルタント。兵庫県在住。関西外国語短期大学を卒業後、大手通信機器メーカーに就職し、役員秘書を務める。結婚を機に退職した後、同僚の勧めで挨拶状を中心とした代筆業を始め、大企業から個人経営の店舗まで、あらゆる業種の顧客に向けて28年間で代筆した手紙は30万通を超える。
現在は、代筆業だけでなく「自筆の手紙は思いを伝える最高の手段」という信念のもとに、手紙コンサルタントとして企業、学校、個人の手紙相談、手紙指導なども行っている。
最新刊『短いのに感じがいいメールが悩まず書ける本』（日本実業出版社）が好評発売中。
