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2021.07.01

「あの書類がない」にサヨナラ。ファイルボックス駆使で書類整理が超簡単に!〈整理収納アドバイザー監修〉

仕事や家庭で「あれっあの書類がない… ここに置いていたはずなのに…」と困ったことはありませんか? 一苦労して探さなくてもよくするためにファイルボックスを上手に使って書類を整理しましょう。暮らしに役立つ収納術を整理収納アドバイザー 中嶋弘恵さんが指南する連載です。

ストラートデザイン 代表取締役 中嶋弘恵

仕事でも家庭でも! ファイルボックスを使った書類整理

家には沢山の書類がありますね。元々片付けが苦手であった私は、家の中で多くの書類が行方不明となり探し物に時間を費やしてきました。

ですが、今では整理収納・ファイリングを学んだことで書類の定位置が決まり、カテゴリー別に収納しているので、紛失してどうしよう… ということはありません。

本日は、お片づけが苦手な方に向けた記事です。ズボラさんでもできる仕組みをお伝えします。

どうして、欲しいときに書類が見つからないのか?

まずは「何故書類が見つからない状態になるのか?」から解説していきます。

その理由は簡単。各書類の定位置が決まっていないからです。

家の書類はいろんな場所にあると思います。例えば、本棚・デスク・ダイニングの近くなど。定位置が決まっている方は問題ないのですが、決まっていない方はそのまま様々なところに置いてしまうのです。

これを繰り返すことによって、何がどこにあるのか分からなくなってしまいます。必要な時にみつからず、家の中を行ったり来たり。「あれ~ここにあると思ったのに」と思うこと、私もよくありました。

どうしたら改善できるのか?

(c)Shutterstock.com

今回の記事はお片付けが苦手な方向けなので、これさえ守れば「困ることはない」というやり方をお伝えします。見た目にも美しい分類・ラベリング・ファイリング法を学びたい方は別途プロにご相談くださいね。

STEP1:すべての書類を一箇所にまとめるための場所を用意する

本棚やキャビネットなど「家の書類は全てここ!」という場所を確保しましょう。

あちらこちらに置かない仕組みをつくることがポイントです。

STEP2:ファイルボックスを用意してカテゴリーに分けていく

書類整理はカテゴリーの仕方が難しいですよね。我が家のカテゴリーをシェアします。

子供】保育園関連・習い事・予防接種・子供手当などの書類

暮らし】医療費関連・生協関連・マイナンバー・健康保険・年金・住民票・自動車関連

お金・保険】生命保険・年末調整・税金関連(住民税・自動車税等)・住宅ローン

取り扱い説明書】購入した家電の取り扱い説明書全て

住宅設備関連】マンション引き渡し時に受け取った書類全て(管理組合書類含む)

不動産契約】マンション購入時書類

この通りに真似るのではなく、これを参考に、ご自身のライフスタイルに沿ったカテゴリーを検討してみてください。

STEP3:カテゴリーごとにファイルボックスに収納します

ファイルボックスに書類を入れる際、クリアファイル等を使用する方が多いと思います。中身が分かるように、ラベリングすることをおすすめします。

ファイルボックス内にも沢山の書類が入ることになるので、このような個別フォルダを利用するとボックス内でも分類が可能です。

ズボラさんならではの管理方法は?

(c)Shutterstock.com

ファイリングの世界は奥深く、カテゴリー分類を使って【大分類→中分類→小分類→個別フォルダ】という形で階層をつくっていく方法があります。

こうすることで全ての書類の定位置(家のようなイメージ)が決まり、「探しやすい・戻しやすい」が実現できます。

しかし日々忙しく中々ここに時間を割けないのが現実だと思います。ですので、そのような方は以下のことを実践してみてください。

1. 書類を全て出す
2. 1ヶ所にまとめる(場所をつくる)
3. カテゴリーごとに大分類する(大分類=ファイルボックスごとに分類)
4. 大分類の中に個別フォルダやクリアファイルでラベリングする

これだけでも「見つからなくて困る」ことは避けられます。

ただし、ひとつだけ守っていただきたい注意事項があります。カテゴリーごとに分類する際は、全ての書類を確認しながら行ってくださいね。

「この資料はざっくりこのまま保管!」とすると、その中で迷子が発生します。

仕事も家事も忙しい毎日。なかなかおうちの書類整理に時間を割くのが難しいと思いますが、一度取り組めば探し物で困ることはなく、とてもスッキリします! ぜひ取り組んでみてくださいね。

TOP画像/(c)Shutterstock.com

ストラートデザイン 代表取締役 中嶋弘恵

仕事も子育ても諦めない、ママ起業家

中央大学卒業後、商社系不動産ディベロッパー、ブランドデザイン会社などに勤務の後、整理収納サービス・空間デザインを主な事業として起業。子育てしながら仕事に励む女性や、オフィスで課題を抱える経営者を、空間デザインの力で課題解決し、サポートしている。2021年より、オフィスの整理収納サービスを強化し、「ペーパーレスを進行したい」「共有フォルダがぐちゃぐちゃなので、どうにかしたい」等、紙・モノ・データの最適化を中小企業向けに提供中。

整理収納アドバイザー・インテリアコーディネーター・宅地建物取引士
ファイリングアドバイザー認定講師

インスタグラム▶︎@hiroe_nakajima

ストラートデザイン


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