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WORK

2020.04.19

今さら聞けない!? 知れば差がつく【クラウドサービス】簡単活用術まとめ|仕事の高速化&効率化を♪

クラウドのサービスをしっかり理解して、仕事に活用しよう! 今さら聞けない基本を8STEPでご紹介します。

クラウドサービスで仕事が高速化&効率化が実現

「クラウドって、耳にはするけれど実はよくわかっていない…」という人も多いのでは。どんなサービス? どんなことができる? 今さら聞けない基本のキを、集中講義でお届け。

【Q1】クラウドってどんなサービス?
A. 書類やデータをインターネット上に保存するためのサービス

クラウドサービスとは、PCやスマホ、タブレットに入っているファイルを、デバイス本体ではなく、インターネット上に保存するサービスの総称。外出先や自宅など、インターネットに接続できる環境ならどこからでも情報にアクセスできるのが大きなメリット。

【Q2】クラウドでできることって?
A. データの保存はもちろん、ほかの人とのファイル共有もラク!

場所やデバイスにかかわらず、同一のファイルを編集できるほか、複数人でファイルを共有・編集するなど、共同作業の場として使えるのが強み。たとえばGoogle Driveの「スプレッドシート」では、表やグラフなどを複数人で編集可能。文書ファイルや写真も共有できる。

▲[1]〈共有アイテム〉を押す。[2]編集したいファイルを開く。

▲ファイルを複数人で同時に開いて編集できる。変更された内容はリアルタイムで上書きされる。

【Q3】クラウドサービスにはどんな種類や特徴があるの?
A. 用途によって選べる5つのサービスが代表的

個人が利用できるクラウドとしては、5大サービスが有名。各サービスとも無料で使えるストレージ(保存容量)枠があり、それを超えて利用する場合は追加で料金を払う仕組み。スマホなど使用中のデバイスとの相性や容量の大きさ、仕事でよく使うファイルとの連携など、使う目的とサービスのバランスを考えて選ぶと◎。

◆Google Drive

Googleが提供するさまざまなサービスと連携できる。ストレージ容量が15GBまでと、他サービスに比べ無料利用枠が多いのが特徴。
●無料保存容量 15GB

◆iCloud

Appleが提供するクラウドサービス。iPhoneなどiOSを搭載するデバイスの音楽・写真データなどのバックアップに向いている。
●無料保存容量 5GB

◆Dropbox

フォルダにファイルをドラッグ&ドロップするだけでデータの保存が簡単にできる。データの共有やチームでの共同作業もしやすく、ビジネスユース向け。
●無料保存容量 2GB

◆OneDrive

マイクロソフトが提供しているため、WordやExcelなどのOfficeアプリとの連携がスムーズ。Windowsユーザーにとってメリット多し。
●無料保存容量 5GB

◆Evernote

写真やWebなどの情報をまとめて「ノート」として保存・共有できる。情報の検索や編集がしやすく、アイディアノート代わりに活用できる。
●無料保存容量 60MB/月

【Q4】働く女性におすすめのクラウドサービスは?
A. あらゆるツールを管理できるGoogle Drive一択です!

「仕事の効率化のためには、情報を1ヶ所にまとめることが重要。Googleはさまざまなサービスが展開されているため、仕事で使うツールや情報を一括で管理できます。ドライブ内のファイルをGmailに直接添付できたり、スケジュールを共有できたりなどGoogleサービス間の連携も簡単なため、仕事の処理速度もUP。すき間時間を活用できるなど、メリットは絶大です」(時短・効率化のプロ 岡田充弘さん)

仕事に必要なあらゆる機能を連携できて効率的!
Google Drive

カレンダー/Web/メール/MAP/タスク管理
これらの機能を連携でき、仕事がよりスムーズに!

【Q5】写真のバックアップに適したクラウドサービスは?
A. 「Google フォト」が容量無制限でおすすめ

「最近の写真は高画質化に伴い容量も大きくなっているので、クラウドの活用は必須。Google フォトは元のサイズより若干画質を抑えた「高画質」モードで保存すると容量無制限で使えます。モードは設定の〈バックアップと同期〉→〈アップロードサイズ〉で確認を」(iPhone芸人 かじがや卓哉さん)

Googleフォト/無料

若干画質を抑えた「高画質」モードで保存すると容量無制限で使える!

【Q6】クラウドの容量がいっぱいに。他サービスの併用はアリ?
A.有料でも月数百円程度。ひとつにまとめたほうが結局は時短

「無料保存容量枠を超えたからと、次々とクラウドを乗り換える人がいますが、保存先がわからなくなったり、あちこち開いて余計に時間がかかるほうが非効率。基本的には、多少の出費があっても自分が選んだクラウド1ヶ所にまとめて保存するほうが絶対ラク」(時短・効率化のプロ 岡田充弘さん)

【Q7】「iCloudストレージがいっぱいです」のメッセージ、無視して大丈夫?
A. PCやほかのクラウドにバックアップをとっていればOK

「このメッセージは『バックアップが取れていないけど大丈夫?』というもの。iCloud以外の場所に保存していないと、スマホが壊れたときなどはデータが消えることに。50GBのプランにしても月¥130なので、個人的には容量を追加したほうが安心だとは思います」(iPhone芸人 かじがや卓哉さん)

【Q8】クラウドって本当に安全なの?
A. 2段階認証を使用していれば問題ありません

「最近は自分のID・パスワードが流出したとしても、登録してある電話番号などに送られてくる番号を入力しないとログインできないので安心して。設定→画面一番上の名前部分→〈パスワードとセキュリティ〉で〈2ファクタ認証〉がオンになっていればOK」(iPhone芸人 かじがや卓哉さん)

設定→画面一番上の名前部分→〈パスワードとセキュリティ〉で〈2ファクタ認証〉をオン

●本企画で紹介している内容は、2020年2月7日現在の情報をもとに構成しています。掲載されている画面は、iPhone X(iOS13.3)のものです。
●Google Drive、Google フォトの画像はGoogle提供

2020年4月号「デジタル偏差値をUPさせよう!」より
イラスト/こたに千絵 構成/佐々木 恵・酒井亜希子(スタッフ・オン)
再構成/Oggi.jp編集部

TOP画像/(c)Shutterstock.com

iPhone芸人 かじがや卓哉

かじがや・たくや/お笑い芸人ながら年間1000件のiPhoneにまつわる相談に乗る〝超iPhone通〟。PCや家電にも詳しい。近著に『iPhone芸人かじがや卓哉の超スゴいiPhone 超絶便利なテクニック125』(インプレス)。

時短・効率化のプロ 岡田充弘さん

おかだ・みつひろ/『やりたいことを全部やれる人の仕事術』(PHP研究所)など、数々の著書を発表する時短・仕事術のプロとして、企業改革や各メディアで活躍。謎解きイベント企画会社「クロネコキューブ」代表。


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