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2020.01.16

2MBはマナー違反? デキる社会人は心得ている【添付メールの送り方】

何も考えずに大きなサイズでファイルを送ってはいませんか? 添付メールを送る前に気をつけるべきことって? 今時のビジネスルールを知っておきましょう。ビジネスマナーに精通する、鶴田初芽がお届けします。

鶴田初芽

大容量はマナー違反? 添付ファイルのサイズを確認せよ

ビジネスにおいてメールは、なくてはならない連絡ツールですね。電話と違い、メールには添付ファイルをつけて送ることもできるので、資料などを確認頂く際などとても便利。

むしろ添付ファイルのないメールの方が少ないかも… というくらい、添付ファイルがついたメールの送受信は当たり前になっていますね。

◆添付ファイルの送信にもマナーあり

(c)Shutterstock.com

添付ファイルをつけてメールを送信するとき、添付ファイルのサイズを確認してから送っていますか?

実は、どんな容量でも添付OKではないんです!

◆大容量添付ファイルはなぜだめなの?

(c)Shutterstock.com

メール受信容量やメールボックスの容量は相手によって異なります。

たとえば、Hotmailは、送受信容量1通20MBまで可能で、メールボックス容量は5GBです。Yahoo! メールの送受信容量は1通25MBまでで、メールボックスの容量は2GBです。gmailの送受信容量は送信は1通25MB・受信は50MBまでで、メールボックスの容量は15GBです。

フリーメールの容量を見ると、各社まちまちであるものの、容量は十分あり、添付ファイルの容量を気にしなくても大丈夫なんじゃない? と思いますよね。

しかし、会社によってはサーバーのパンクを防ぐため、受信容量に上限を設けていることもあります。そのため、容量によっては先方が受信できていないことも! メールを送った、受け取っていない、のトラブルにならないためにも、まずは“添付ファイルの容量を確認する”。容量が大きいときは、ひと言連絡をする、はマストなんですね。

◆添付ファイルは2MBまで!

(c)Shutterstock.com

一般的に許容される添付ファイルのサイズは一通2MBまで。大きくても3MBまでにしましょう。もし添付ファイルの容量が3MBを超えてしまうなら、まずは圧縮や解像度の調整を試みて、それでもだめなら先方に受信可能か確認しましょう。先方が受信OKならありがたく送信。難しい場合には、添付ファイルの容量が大きい場合はどのように授受しているか聞いてみるのも手ですね。

例えば、オンライン上にファイルをアップロードし、リンク先を先方に送るファイル転送サービスを利用することで授受可能ですが、セキュリティの都合上、利用を認めていない会社もあるので、要確認です。

最近では外出先でもスマホやタブレットからメールを確認することができる方も増えています。軽い気持ちでつないだら、想定外の超重量メールで、受信に時間がかかったり、パケット代がかさんでしまったら、悲鳴ものです。モバイルWi-Fiルーターでを利用している場合も、データ通信量オーバーで通信速度制限に陥ってしまうことも…。

そんな状況も鑑みて、データ容量を侮るなかれ! 送信前にしっかりチェックして、円滑なやり取りを心がけたいですね。

TOP画像/(c)Shutterstock.com

鶴田初芽

都内在住のOLライター。マナーインストラクターであり、実用マナー検定準一級や敬語力検定準一級など、ビジネスにおけるマナーや、マネーに関する資格(2級ファイナンシャル・プランニング技能士、金融コンプライアンスオフィサー、マイナンバー保護オフィサー)などを保有。丁寧な暮らしに憧れ、断捨離修行中!


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