「下記の通り」の失礼にならない使い方！ビジネスメールでのマナーと例文を解説

「下記の通り」とは？意味をわかりやすく解説

「下記の通り」は、この言葉の下に要点をまとめて記す際に使われる言葉です。ビジネスメールやお知らせ文、案内文、送付状などででよく使われるので、目にしたことがある人はお多いのではないでしょうか。

情報を整理して伝えたいときに、「これから書く内容を確認してください」という意図を示すためのクッション表現として機能します。

「下記の通り」はどんな場面で使う？

「下記の通り」は、相手に複数の情報をまとめて伝えたいときに特に役立ちます。例えば、以下のような場面で使われます。

日程や連絡事項を共有するとき

会議の案内やスケジュール変更、イベントの詳細連絡など、日程や場所を相手に伝える場面でよく使われます。複数の情報をまとめて伝えるため、「下記の通り」として整理して示すと、相手が一目で把握しやすくなります。

例）

・会議の詳細は下記の通りです。

・変更後のスケジュールは下記の通りとなります。

箇条書きで整理して伝えたいとき

情報量が多い場合や、複数の項目を並べて伝えたい場合にも、情報を整理するために「下記の通り」と書いて、情報を箇条書きにして記します。

相手が確認しやすくなるため、誤読や見落としを防ぐ効果もあります。

ビジネスシーンでの「下記の通り」の基本的な使い方と例文

「下記の通り」は、文書・メール・口頭での案内資料など、さまざまなビジネスシーンで活用できます。文末や説明の前置きとして置き、その後に箇条書きや詳細な情報を続けます。

基本の使い方

例）先日ご案内した件について、変更内容は下記の通りです。

・変更前：◯月◯日 13:00〜

・変更後：◯月◯日 15:00〜

「記」とセットで使うケース

フォーマルな案内文や社外向けの通知文書では、「下記の通り」と記した後、情報を記す際に「記」を使うこともがあります。内容が多い場合、文章全体のボリュームが多くなりそうな場合は、挨拶文や前文と詳細情報を分けて書くことができますし、ビジネスシーンにふさわしい適度なフォーマル感も出ます。

なお、「記」を使う際には、最後に「以上」で締めるのが正式なスタイルです。

例）下記の通りご案内申し上げます。

記

・日時：◯月◯日

・場所：◯◯ホール

以上

「下記」と「以下」、どっちを使った方がいい？

「下記」と「以下」、基本的には同じ意味を持つけれど、どちらをどう使い分けたらいいのでしょうか。使い分けのポイントを整理します。

「下記」は”下に記載する内容”

「下記」はビジネス文書でよく使われる表現なので、やや固い印象。「記」と「以上」とセットで使用することも多く、改まった文書や社外向けの案内に向いています。

「以下」はもっと広い範囲で使える

「以下」は、フォーマルはもちろん、社内文書や簡単な連絡にも使えます。チャットツールなど、カジュアルな場面にも便利です。

かしこまりすぎなくていい文書、お知らせの際や社内ので気軽なやりとりでは、以下を使うのもいいでしょう。

「下記の通り」を使うと失礼・不自然になるケース

基本的に、「下記の通り」という言葉には、使ってはいけないシーン、使うべきではないシーンなどはありません。ただし、「下記の通りです」と書いているのに下に詳細が書かれていない場合や、「下記の通りです」とわざわざ書く必要がないほど内容が少ない場合は、使わない方が無難。

また、先述のように社内の連絡やチャットツールでのやり取りでは「下記の通り」は少し堅苦しく感じられることがあるので、「〜のご連絡です」「は〜以下です」のようなシンプルな表現でも十分自然なやり取りになります。

縦書き文書はどうする？

「下記の通り」は横書きの文書を前提にし、前半に挨拶文や前文、後半に詳細を書くスタイルのための表現。縦書きの文書にも「下記」と使うのは間違いです。

縦書きの文書では「下記」の代わりに「左記」を使うのが正解。縦書きでは文章が右から左へ流れるため、続きの内容は左側に来ます。そのため「左記の通り」「左記をご参照ください」という表現が適切です。

招待状・式次第・賞状など、縦書きが一般的な文書を作成する場面では、うっかり「下記」と書いてしまわないよう注意しましょう。

「下記の通り」の言い換え表現

場面に合わせて言い換えを使いこなすと、文章や案内の印象がぐっと変わります。

やわらかく伝えたい場合

「下記の通り」より柔らかく親しみやすいので、社内のやり取り、チャットツールで使いやすい表現です。

・以下の通りです

・次の通りです

・内容はこちらです

シンプルに済ませたい場合

内容だけをシンプルに伝えたいときの、「下記の通り」よりも自然な表現です。相手との関係性が近い場合や、繰り返しのやり取りではこちらのほうが読みやすくなります。

・以下、詳細をご確認ください

・以下、変更点をご共有します

情報を整理して伝えたいときほど、「下記の通り」が力を発揮する

「下記の通り」はフォーマル感が強いので、覚えておくと便利。ただし、短い内容やカジュアルな文面、社内や日常的なやり取りでは少し堅すぎることもあるので、場面や相手に合わせて上手に使い分けましょう。

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