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この記事のサマリー
・「大変恐縮ですが」は依頼や確認を丁寧に伝えるときの定型句です。
・「恐縮」は謝罪ではなく、相手への配慮を示します。
・上司や取引先にも使えますが、くどくならない工夫が必要です。
ビジネスメールで相手にお願いごとをするとき、「大変恐縮ですが」と書き出した経験がある人は少なくないでしょう。一見、丁寧な印象のある表現ですが、「これで正しいのか」「堅すぎないか」と不安に感じる人も少なくないでしょう。
この記事では「大変恐縮ですが」の意味と正しい使い方、言い換えの選び方までを整理します。
「大変恐縮ですが」の正しい意味と使い方を整理
最初に、「大変恐縮ですが」の正しい意味と、基本的な使い方を整理します。
「大変恐縮ですが」の意味
「大変恐縮ですが」は、依頼やお願いをする場面で、相手に敬意と配慮を示すための表現です。丁寧に聞こえますが、文法的に正しいのかを押さえておくと安心です。
「恐縮」は名詞または形容動詞として使い、「恐れて身がすくむこと」「迷惑をかけたり、厚意を受けて申し訳なく思うこと」という2つの意味があります。
辞書の記載は以下のとおりです。
きょう‐しゅく【恐縮】
［名・形動］(スル)
１ おそれて身がすくむこと。
２ 相手に迷惑をかけたり、相手の厚意を受けたりして申し訳なく思うこと。おそれいること。また、そのさま。
引用（一部抜粋）：『デジタル大辞泉』（小学館）
現代ビジネスで使う場合の「恐縮」は、主に後者、つまり「恐れ入って申し訳なく思う」気持ちを伝える意味で使うことが多いでしょう。
文法構造としては、「恐縮」に、丁寧な逆接の「ですが」を続けた形で、依頼や確認の前に添える柔らかいクッションフレーズとして機能します。
「大変」という副詞を加えて、相手への配慮をより強調しています。
使い方と例文｜ビジネスでの使い方と注意点
「大変恐縮ですが」は、相手への迷惑や厚意に対して、控えめな姿勢を示す表現です。例えば、「謝る」が自分の非を認める行為であるのに対し、「恐縮」は相手に手間をかけたことへの遠慮や配慮の気持ちを表します。
ビジネスシーンでは、依頼やお願い、確認、断りなど、さまざまな場面で使われる定番フレーズになっています。
具体的な使い方を確認しましょう。
例文：
「大変恐縮ですが、こちらの資料をご確認いただけますでしょうか」
「大変恐縮ですが、今週中のご対応をお願いできますと幸いです」
このような表現は、メールや会話の冒頭で使うことで、相手に配慮しながら丁寧に要望を伝える際の助けになります。
ただし、丁寧すぎてくどく感じたり、大げさな印象を与えたりする場合もあるため、場面や相手との関係性に応じて使い分ける意識も大切です。
参考：『使い方の分かる 類語例解辞典』（小学館）
「大変恐縮ですが」の言い換え表現と、使い分けのコツ
「大変恐縮ですが」はビジネスシーンでよく使う表現です。状況に応じて使える言い換え表現もいくつかあるため、それぞれの意味を紹介します。
「恐れ入りますが」など
「大変恐縮ですが」を言い換える際は、「恐れ入りますが」や「ご無理を承知で」などが役立ちます。
いずれも相手への配慮や、申し訳ない気持ちを表す点では共通していますが、それぞれ響きや使いどころに違いがあります。
・「恐れ入りますが」
「恐縮ですが」よりも柔らかく聞こえる定番の表現で、お願いや確認の場面に適しています。
・「ご無理を承知で」
相手に負担をかけることを前提に、丁寧に依頼する際に使います。
・「ご多忙のところ恐縮ですが」
相手の忙しさに配慮しつつ、要望を伝える表現として有効です。
カジュアルすぎるNG表現
ビジネスの場面で避けたい表現をチェックしましょう。言葉のトーンを意識的に使い分けることで、より好印象なコミュニケーションにつながりますよ。
例えば、「すみませんが」や「ちょっとお願いがあるんですが」といった言い回しは、日常会話では問題ありません。ですが、社外の相手や上司に対してはカジュアルな印象を与えます。
英語で「大変恐縮ですが」はどう言う？
依頼を丁寧に伝える「大変恐縮ですが」は、英語では状況に応じて表現を使い分けます。辞書に掲載されている文例をもとに、ビジネスにも使える表現を紹介します。
“I’m sorry to trouble you, but…”
“I’m sorry to trouble you, but…” は、「恐縮ですが…」と控えめにお願いを切り出すときに使える丁寧な表現です。
相手に負担をかけることへの配慮を込めて、慎重に話を進めたい場面で使います。
例文：
“I’m sorry to trouble you, but may I ask a quick question about the report?”
（ご迷惑をおかけして申し訳ないのですが、レポートについて少しだけ質問してもよろしいでしょうか？）
“Excuse me, but…”
“Excuse me, but…” は、話しかけるときや何かを尋ねるときに用います。
日本語の「失礼ですが」や「恐縮ですが」に相当し、やや丁寧でフォーマルな響きがあります。
例文：
“Excuse me, but would it be possible to change the meeting time?“
（恐縮ですが、会議の時間を変更することは可能でしょうか？）
参考：『プログレッシブ和英中辞典』（小学館）
「大変恐縮ですが」に関するFAQ
ここでは、「大変恐縮ですが」に関するよくある疑問と回答をまとめました。参考にしてください。
Q1. 「大変恐縮ですが」は上司に使っても失礼ではありませんか？
A. 失礼ではありません。ただし、やや堅い印象になるため、関係性によっては別の表現と使い分けるとより自然です。
Q2. 毎回のメールに使うとくどくなりますか？
A. 同じフレーズを繰り返すとしつこく感じられるため、文中での繰り返しは避け、言い換え表現を取り入れるのが効果的です。
Q3. 「申し訳ありませんが」との違いは何ですか？
A. 「恐縮」は、より控えめです。
「申し訳ありませんが」は謝罪の意味が強く、「恐縮ですが」は依頼や配慮を伝える表現として使い分けることができます。
最後に
「大変恐縮ですが」は、相手への配慮や敬意を込めて丁寧に伝える言葉です。ビジネスメールや会話でよく使われますが、使いすぎや文脈に合わない使い方には注意が必要です。
自分の思いをきちんと伝えつつ、相手への配慮を示せる「大変恐縮ですが」は、頼もしい表現です。上手に使いこなしていきたいですね。
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