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2020.05.14

WEB会議の所要時間に適しているのは… 集中力が発揮される○分!

新型コロナウイルスの影響で、WEB会議を取り入れる企業や会社が増えました。そこで今回は、WEB会議をおこなう際の時間設定について解説します。集中力を持続させる時間サイクルも要チェック。ビジネスマナーに詳しい鶴田初芽がお届けします。

鶴田初芽

WEB会議の適切な時間設定は50分。どうして?

新型コロナウイルス感染予防対策の一環として在宅勤務が推進されています。在宅勤務が可能になったり、実際に在宅勤務を開始することになった方も多いのではないでしょうか。WEB会議も取り入れられ、出社せずに仕事を進める環境が整いつつありますね。今回はそのWEB会議の時間設定について紹介します。

◆そもそもWEB会議って?

(c)Shutterstock.com

ウェブ会議とは在宅勤務時に使用している、もしくは自身が所有しているパソコンや、タブレット、スマートフォンを使って会議に参加するシステムです。インターネット接続環境があればどこからでも参加でき、一対一だけでなく、一対複数でも会議を行うことができます。

◆WEB会議の時間設定は50分がおすすめの理由

(c)Shutterstock.com

会議の設定時間といえば1時間が一般的ですよね。軽いものだと30分でしょうか。WEB会議は作業しているパソコン等を使うため、その場から動くことなく、会議に参加できます。とても便利ですよね!

会議参加のための移動もありませんし、機器の準備も必要ありません。続けて会議の予定を入れた時、これまでだったら移動などで遅れてしまっていたところも、WEB会議なら間に合います。そのため、続けて会議予定を入れても問題ない、むしろ効率的にも思えます。

しかし、実はここが落とし穴なんです! WEB会議が切れ目なく続くと、これまで移動や準備で身体を動かすことによって無意識にとることができていたリフレッシュの時間、移動の流れで寄っていたお手洗いに行くタイミングなどが取れぬまま、会議を続けることになってしまうんですね。

WEB会議開始時間に遅れないことを優先してしまい、お手洗いに行きそびれ続けるというピンチに見舞われることも…。そのため、WEB会議では1時間ではなく50分を目安に設定するのをおすすめします。

◆人間の集中力は最大90分

(c)Shutterstock.com

人間の集中力は15分サイクルと言われており、かつ、最大でも90分と言われています。そのため、小学校では45分、中高では60分、大学では90分が一般的な授業時間として設定されており、その間に10分程度の休憩時間があるんですね。

お手洗いに行く、少し身体を動かすなどの休憩が、結果として集中力も高めます。それは仕事でも同じこと。WEB会議は無駄な時間なく会議を掛け持ちできるけれど、立て続けに会議予定を入れるのではなく、あえて余白を作りましょう。

この余白があることで、お手洗いに行ったり、次のウェブ会議の資料を準備したり、次のWEB会議に向けて頭を切り替えたりすることができ、その結果、集中力を高めることにもつながりますよ。

いかがでしたか? WEB会議のスケジュールを組む際に気をつけて欲しいポイントをご紹介しました。今回、会議の開始時間はキリのいい時間である×時00分、×時30分とするのが一般的なので、WEB会議の時間を50分に設定し、次のWEB会議開始時間までに10分の余白を設けることをすすめしました。

余白の大切さに気がついて頂けたら、50分に縛られずとも、それを加味したスケジューリングができますよね。ぜひ参考にしてみてくださいね。

TOP画像/(c)Shutterstock.com

鶴田初芽

都内在住のOLライター。マナーインストラクターであり、実用マナー検定準一級や敬語力検定準一級など、ビジネスにおけるマナーや、マネーに関する資格(2級ファイナンシャル・プランニング技能士、金融コンプライアンスオフィサー、マイナンバー保護オフィサー)などを保有。丁寧な暮らしに憧れ、断捨離修行中!


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