不快にさせない「上手な断り方」友人関係や職場で使える例文も紹介

断れない人の特徴や心理とは

人からの頼みごとや誘いを断るのが苦手、という人は多いかもしれません。本当はやりたくないのに、しぶしぶ引き受けて後悔したという経験がある方も多いのでは？ 本記事では「上手な断り方」について紹介します。まずは、断れない人の特徴や心理をチェックしていきましょう。

他人と揉めるのが嫌

断れない人は、平穏な状況を好む傾向があります。他人と円滑にコミュニケーションを取ることを望んでいるため、相手を怒らせたり、不快にさせたりすることを好みません。断ることは、相手の気分を損ねて関係悪化につながると思いがち。それなら自分が我慢する方がいいと考えてしまう傾向が強いと言えます。

自分は「いい人」だと思われたい

他者からの評価を気にしすぎる人も、断ることが苦手でしょう。自分はいい人だと思われたい気持ちが強いため、必要以上に断ることを恐れがちです。また、断ることで「相手が傷ついてしまうかもしれない…」と考えることもあります。

役に立ちたい

誰かの役に立ちたいと強く望む人も、断ることが苦手でしょう。相手の期待にこたえたい、相手を喜ばせたいと強く望むことから、自分の気持ちは後回し。自分を抑え込む一方で、常に相手を優先させてしまいます。

そもそも、人に頼るのが苦手

人に頼るのが苦手な人も、断ることを避けたいと考えるかもしれません。なんでも自分でやろうとするし、実際にできてしまう人も多いでしょう。それゆえに頼まれることが増え、自分にかかる負荷がどんどん増えてしまうのです。

また、断ることに苦手意識があるため、相手もそうだと考えがち。自分が頼みごとをすると相手の負担になると危惧する傾向があります。

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きちんと断ることの重要性

忙しい毎日を過ごしていても、遊びや飲み会の誘いはうれしいもの。また、仕事を頼まれたら、つい頑張ってしまうという人も多いでしょう。しかし、無理を重ね続けた結果、よくない事態を招くということも。そうならないためにも、きちんと断ることの重要性を把握しておきたいですね。

自分のやりたいことを優先できる

毎日忙しく過ごすことは、充実しているように見えるかもしれません。しかし、誘いや頼まれごとをすべて引き受けていると、自分のために使う時間の確保が難しくなります。そうなると、スケジュールのやりくりが厳しくなり、精神的にも身体的にも疲れてしまうでしょう。また、自分のやりたいことができないため、ストレスになることも…。

しかし、気が進まない誘いをきちんと断ることができれば、時間と気持ちにゆとりが生まれます。空いた時間を自分のやりたいことに使えば、ストレス解消になり充実感を得られるはず。自分のやりたいことを優先する日をつくるのは、とても大切です。

無理をしても、いい結果は得られない

仕事で無理を重ねても、よい結果につながることは少ないかもしれません。タイトなスケジュールで無理矢理終わらせようとすると、失敗しやすくなります。それが続けば、他の仕事やプライベートに支障が出るかもしれません。

また、忙殺されて仕事のクオリティが下がれば、依頼者や取引先に迷惑をかけることになります。そうなると、業務量が増える、自分や自社の評価が下がるなど悪循環となり、かえって苦しくなるでしょう。

加えて、「あの人に頼めば断られない」と思われてしまうと、さらに仕事が増えてしまうかも…。これらを鑑みると、きちんと断ることは、自分だけでなく、相手にとっても重要と言えます。

友人や知人からのお誘い・お願いの断り方

友人から遊びに誘われたら、うれしいですよね。また、知人からお願いされたら、期待にこたえたいと思うでしょう。親しい人からのお誘いやお願いは断りにくいものですが、断らざるをえないという状況も生じます。そのような場合に備えて、友人や知人の誘いを断る方法を見ていきましょう。シーン別に例文を用いて紹介します

遊びや飲み会の断り方

ランチや飲み会、旅行などに誘われたけれど、どうしても行きたくない場合は、当たり障りのない理由を伝えて断ると波風が立ちません。

もし、日時の指定があるなら、「あいにくその日は予定があって」と言うのも一つ。ほとんどの人はそれを受け入れてくれるでしょう。予定の内容を聞かれたら、「通院」「仕事」「義理の親に会いに行く」といった個人的な用事を伝えるといいですね。ただし、見方によっては嘘をつくことになります。相手を傷つけることがないよう細心の注意を払ってください。

「旅行に行かない？」というような、日にちがはっきりしない誘いを断る場合は、「体調が悪い」「仕事が忙しくて休みの予定がたてられない」などの理由が無難かもしれません。

例文・フレーズ

・その日はどうしても外せない用事があって… せっかく誘ってくれたのにごめんなさい

・最近体調がすぐれず、仕事以外は家で安静にしているの。体調が戻ったら、またランチに行こうね

お願いをされたときの断り方

お願いも、なかなか断りにくいですよね。はっきり断ると、「気まずくなるのでは？」と心配になるでしょう。とはいえ、自分が大変な思いをして、相手に怒りを覚えるのも避けたいところです。

お願いごとを断ったからといって、関係が悪くなるとは限りません。断っただけで気まずくなってしまうのなら、それだけの関係だったと言えるでしょう。お願いを断るときは、曖昧な言い方をせず「できない」とはっきり伝えます。「できなくはないのだけどね」のような言い方だと、相手は判断ができずに困惑するでしょう。

例文・フレーズ

・今抱えている仕事が終わりそうになくて、時間の確保ができないの

・スケジュールの関係で今はお受けできません。せっかくお声掛けくださったのに、本当に申し訳ないです

LINE交換の断り方

LINE交換をしたくないときは、「身内にしか教えていないので」という理由が自然でしょう。「LINEの使い方が分からない」「LINEをあまり見ない」という理由も使えますが、相手によっては「それでもいいから」と押し切られてしまうかもしれません。

また、スマホを持っているのに「LINEを使っていない」というのは、不自然です。LINE交換をしたくないのが伝わってしまうかも。「LINEを使っていたけど、面倒でやめた」という方が、まだ共感を得られるかもしれません。

例文・フレーズ

・LINEは身内とだけ使っているので、ごめんなさい

・仕事で使っているので、プライベートではLINEを使わないのです。他の方法でもいいですか？

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ビジネスシーンで役立つ断り方

ビジネスシーンでも、断りたくなるケースがありますよね。急な仕事依頼や飲み会の誘い、セールスの電話などが該当するかもしれません。しかし、断り方を間違えてしまうと、トラブルになるなどのリスクがあります。これはビジネスシーンならではのやっかいな事情と言えるでしょう。

ここからは、ビジネスシーンで役立つ断り方を紹介します。

仕事を頼まれた際の断り方

仕事を頼まれて無理に引き受けたものの、期限や納期に間に合わない、クオリティが下がるなどすると、かえって先方に迷惑をかけてしまいます。依頼を受ける場合は、そのときに自分が抱えている仕事量を必ずチェックしてください。もし、期限内に終わらない可能性があるなら、早めに断るのが正解。自分で判断できない場合は、上司などに相談するといいですね。

「すべてを引き受けるのは難しいですが、ここまでなら対応できます」「締め切りを一週間延ばしていただけるなら可能です」といった代替案を示すのも一つ。そうすることで、相手もこちらの事情を考慮することができます。

その余裕すらない場合は、思い切って断ります。「ご迷惑をおかけすることになる」と正直に打ち明け、誠意をもって対応すれば、相手の理解を得ることができるでしょう。

例文・フレーズ

・今抱えている仕事が夕方までかかりそうです。今日の完成は無理ですが、それでもよろしいですか？

・今は他の仕事をお受けする余裕がまったくありません。ご迷惑をおかけすることになっても申し訳ないので、ご辞退いたします。

上司や取引先から誘われた際の断り方

上司や取引先から誘われた飲み会などを断りたい場合は、次の3点を意識して伝えるようにしてください。

・断ることへの謝罪
・参加しない理由
・参加意思の表明

1）誘ってくれた相手に感謝を伝える
せっかく誘ってくれたのですから、感謝の気持ちをしっかり伝えたいですね。最初に感謝の気持ちを伝え、断ることに対するお詫びの言葉を添えます。

2）参加しない理由を簡潔に伝える
次は「あいにく先約がありまして」「今月はお酒を控えているので」などの理由を簡潔に伝えます。同じ理由を多用するのは不自然ですから、その点は注意してくださいね。

3）また誘ってくださいという気持ちを添える
「またお声かけください」のように、本当は参加したかったし、次に機会があれば行きたいと思っていることを伝えるのも一つ。ただし、誘われたくない場合は、言わない方がいいかもしれません。

例文・フレーズ

・その日はあいにく他の予定が入っておりまして…。とても残念です

・健康上の理由で、今はお酒を控えています。もしよかったら、また声をかけてください

営業電話がかかってきた際の断り方

営業電話がかかってきたときは、丁寧かつきっぱりと断ります。何度もかけてくる相手だと、ついぞんざいな対応をしてしまうかもしれません。しかし、電話対応は会社のイメージを左右するもの。会社を代表して電話に出ていると捉え、丁寧に対応したいですね。

断るときは、相手が電話をかけにくくなるようなフレーズを用います。「新規の取引はしていない」「必要な場合はこちらから連絡する」のように伝えると、相手は営業しても契約にならないと感じるでしょう。

例文・フレーズ

・現時点では新規の取引はしておりません。必要がありましたら、こちらからご連絡いたします

ビジネスメールの断り方の例文

社内・社外にかかわらず、イベントなどの案内はメールでするのが通例となっています。電話や対面と異なり、メールは表情や声のトーン、ニュアンスなどが伝わりません。文面だけのやりとりはトラブルが生じやすいことを意識するようにしてください。

社内メール

社内の宴会やイベントなどの誘いを断る場合、参加できない理由をくどくどと述べる必要はありません。それよりも、「参加の可否」がはっきり分かるようにして返信します。返信は、「感謝」「欠席の事実」「次回参加の意思」「謝罪」の順で書くのがポイント。いずれも簡潔に伝えます。

以下の例文を参考にしてください。

社外メール

社外の人に断りのメールを送るときは、感謝の言葉と断る理由を明確に伝えます。理由がないと、相手は納得できずに悶々とするかもしれません。理由について詳しく述べる必要はなく、「予算の都合により」「諸般の事情で」など簡潔に表現するといいですね。

一方で、相手を不快にさせないような表現を意識する必要があります。「ありがたいお話ですが」「誠に残念ながら」のような言葉を添えると、こちらも残念に思っていることが伝わるでしょう。断りの表現も「できません」ではなく「ご要望に添いかねます」「見送らせていただきます」などと言い換えるのがベター。丁寧さや誠実さがより伝わるはずです。

取引を断る場合は、次の提案機会があるかどうかに触れます。関係を維持したい相手には、「次の機会を楽しみにしております」のような言葉を添えてください。そうでない相手には、「以上、取り急ぎメールにてご連絡いたします」のように締めくくります。

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断るときのポイント

どんなケースでも、断る際は相手の気持ちになって考えるのが大人のたしなみです。断るときに意識したいポイントを見ていきましょう。

相手への気づかいを忘れずに

誘いや仕事の依頼が来るのは、相手から必要とされている証拠です。迷惑に感じる誘いであったとしても、誘ってくれたことに対して感謝したいですね。

連絡をしてきた相手は、返事を待っているでしょう。なかなか返事をしないでいると、相手を不安な気持ちにさせることになります。あるいは、返事がないので他の予定を入れられずに困っているかもしれません。返事を先延ばしにせず、早めに連絡をして相手を安心させてください。

すぐに返事ができない場合は、「〇日までに返事します」と伝えればOK。相手も目処が立ち、安心するでしょう。

きちんと理由を説明

断る理由をきちんと説明するのも、相手を不快にさせないポイントです。理由を教えてくれなかった、適当な理由でごまかされたなどがあると、誰でも不快になるでしょう。きちんとした理由を伝えるのは、相手を安心させることにつながります。

ただし、何かや誰かのせいにするのはNG。「時間がない」「夫に怒られる」のように言うと、調整する気がないと受け取られるかもしれません。「先約がある」「今、お財布がピンチなの」といった、誰が聞いても仕方がないと思える理由を用意してください。

代替案を伝える

代替案を示すのも、相手との関係を良好に保つポイントです。飲み会を断るなら、「その日は無理だけど〇日なら行ける」「お酒は控えているからランチはどうかな」のように、別の日程やプランを提案してください。

仕事の依頼も同様です。「今日は時間が厳しいのですが、明後日はいかがでしょうか？」と代替案を示し、相手に判断を委ねると角が立ちにくいでしょう。ただし、無理な代替案は逆効果。自分のスケジュールを見ながら、実現可能な範囲で示すようにしてください。

最後に

相手を不快にさせない上手な断り方についてまとめました。断ることを苦手とする人は多いでしょう。しかし、断らないでいると、自分にかかる負荷は増える一方です。業務を円滑に進めるためにも、上手な断り方を把握し、活用してくださいね。

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