説明下手さんは読んで！ 説明がうまくなる伝え方のポイントは…

説明がわかりにくい、って思われてない？

「何を言っているかわからない」「説明がわかりにくい」と言われたことはありませんか？ 言われたことがないとしても、きちんと伝えたのに理解されていなかったり、説明したのに聞き手に伝わっていなかったりという経験はありませんか？

「説明」とは、聞き手に伝わりやすい方法、聞き手が理解しやすい方法で伝えること。もし聞き手が理解していないのなら、聞き手の問題ではなく自分の伝え方や説明の下手さが問題かもしれません。

人に説明をするときのポイント

人に説明をするときには、いくつかのポイントに注意しましょう。ポイントをおさえるだけで聞き手があなたの説明を理解しやすくなります。

◆今から話す内容を告げる

初めに、これからどんな内容を話すのかを聞き手に伝えましょう。突然本題に入ると、油断していて話が入ってこなかったり、聞き逃してしまったりすることもあります。「これから○○の△△について話すね」とあらかじめ告げておくと、聞き手は説明を聞くための準備ができるのです。

◆結論を最初に話す

前置きが長いと聞き手は飽きてしまいます。説明下手の人は結論を最後に持ってこようとしがちなのですが、結論は最初に伝えておくことが伝わりやすいポイント。先に結論を伝えることで、結論に至るまでのプロセスや理由に興味を持ち、話が頭に入りやすくなるのです。

◆言いたいことは3つに絞る

人は話の重要なことが3つ以上になると覚えるのが難しくなるといわれています。つまり、言いたいことは3つに絞るのがベター。あれやこれやと詰め込まず、ひとつの説明で言いたいことは3つに絞るよう心がけてみて。

◆「ちなみに〜」は不要

補足情報が多いと、聞き手は「結局何をいっているのかわからない」「言いたいことはなんだったの？」となってしまいます。補足情報が多いと本当に言いたかったことのインパクトが薄れてしまい、聞き手の頭に残りにくくなるのです。

◆主語を必ず言う

説明下手な人ほど主語を省いて話しているように感じます。同じ会社、同じ部署、同じプロジェクトなど、共通点がある相手ならわざわざ言わなくてもいいだろうと思うかもしれませんが、主語がないと聞き手は混乱します。たとえわかりやすい説明でも、主語がないと頭の中が整理できず、重要なことが頭に入ってきません。「○○さんが〜」「○○の商品が〜」と、何についての話なのかを明確にしましょう。

◆曖昧な表現は避ける

「たぶん〜だと思う」「かもしれません」などの曖昧表現は避けましょう。先述のように「説明」とは聞き手に伝わりやすい方法、聞き手が理解しやすい方法で伝えること。ふんわりとした伝え方だと、聞き手もふんわりとしか理解できません。自信のある表現で伝えれば聞き手の心に残りやすく、受け入れやすくなります。

＊　＊　＊

ビジネスシーンでもプライベートでも、人に説明するということはとても大切なことです。うまく伝わっていないとミスやトラブルの原因になったり、人間関係にヒビが入るなどさまざまな影響が。説明上手になって、聞き手との意思疎通がスムーズになればいいですね。

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