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2019.11.28

忘年会の幹事に指名された… どうすればいい!?【宴会幹事の心得7】

「年末の一大イベント『忘年会』の幹事に内定された… 助けて!」 そんな方達へ、職場の人達との宴会をうまく進めるために心得ておきたい7つのことをまとめました!

これさえできれば乗り切れる! 宴会幹事の心得7

年末の一大イベント、忘年会の幹事に内定されている方も増えてきたのではないでしょうか。幹事どうしよう… とプレッシャーを感じているあなたに向けて、幹事の心得をまとめました。

1:まずは日程を押さえよう!

挙手
(c)Shutterstock.com

開催が決まったら開催日時を早めに押さえましょう。そのためには、会に欠かせない方(部内なら役員部長など乾杯や〆の挨拶をお願いする方をイメージしてみてください。盛り上げ上手な先輩もお忘れなく!)のスケジュールをピックアップして候補日を絞ります。

少人数での開催など参加予定者全員にスケジュールを確認することが可能な場合は、みなさんにアンケートを取って日程を最終決定しますが、規模が大きいと難しいもの。

そんなときは業務の繁閑などを考慮して多くの方に参加頂けそうな日を開催日として幹事の裁量で決めてしまいましょう。決められないよー! という方は前回幹事や先輩などにこの日で考えているんですけどいかがでしょうか? と反応を伺ってみましょう。

2:日程を決めたら開催案内で予定をブロック!

日程を決めたら、メールで開催案内をしましょう。開催案内は早ければ早いほど参加予定者のみなさんがスケジュールを調整しやすくなり、参加率も高まります。だいたい開催一ヶ月前までにはアナウンスできるといいですね。

場所を押さえてからじゃないと… なんて心配ご無用! 開催案内には「開催場所 未定(決定次第ご連絡致します)」としておきましょう。だいたいの開催予定場所(「新宿近辺を予定」など)は書いておくと親切ですね。人数や参加者によってお店のチョイスも変わってきますし、場所未定でのご案内は問題なしです。

開催案内と同時に、参加の可否の連絡をお願いし、参加者可能な人を把握しましょう。日程をアンケートなどを取らず決定した場合には、「業務の繁閑などを踏まえ、開催日を決定させていただきました。ご参加が厳しい日程となってしまった方には申し訳ございません」など一言添えておくと悪い印象を与えません。

3:参加人数を把握したらお店をチョイス!

予約
(c)Shutterstock.com

案内から一週間程度を目処に参加の可否について返信をお願いし、だいたいの参加者人数を把握したらお店選びを開始しましょう。

まずは個室で探したいところです。加えて、飲む方が多いのであれば飲み放題があるお店、飲まない方が多いのであれば少し食事にこだわったお店、若い方が多いのであれば満腹感のあるコースのお店、年配の方が多いのであればもたれない料理があるコースがあるお店など、参加者の顔ぶれに応じてお店を絞っていきましょう

会費については前回を参考に設定しましょう。初開催の場合は今回が今後の基準ともなっていきますので、先輩に相談してみましょう。一般的には3,000〜5,000円くらいが違和感ない価格帯と言えそうです。

4:お店は下見に行けるとGOOD

なかなか時間を作るのが難しいところではありますが、初めて行くお店をチョイスした場合には下見に行くと安心です。薄い仕切りがあるだけで個室とは言えなかった… なかなか店員さんがつかまらない… 写真と料理がだいぶ違った… など当日のがっかりを防ぐことができます。こんなはずじゃなかった、は参加者の方々以上に幹事にショックを与えるものです。

また、コース料理の値段や中身のカスタマイズに応えてくださるお店も多いので、実際にメニューを見て、今回は年配の方が多いからコース料理の2品を減らしてお刺身を1品加えてもらえないか、などお願いしてみるのもありだと思います(もちろん、そういった変更を受け付けていないお店もありますので、その点はお店と相談くださいね)。

5:お店が決まったら改めて連絡を

開催案内を送る
(c)Shutterstock.com

お店が決まったら改めて開催案内を送りましょう。その際に、キャンセル料発生のタイミングや集金方法についてもアナウンスしておくといいですね。現金回収にする場合には、回収までに釣銭用に多めに崩して準備しておくと安心です。

そして、開催前日にはリマインドメールを送りましょう。

6:当日の流れに応じてまわりを固めよう

当日の運営がうまくいくように、乾杯の音頭やしめのご挨拶をして頂きたい方には事前にお願いしておきましょう。ゲームや余興をおこなう場合も同様です。

開催一週間前くらいにお店に電話し、予約できているか改めて確認と、最終人数を連絡しておくと当日も安心して迎えられますね。

7:いよいよ当日!

乾杯
(c)Shutterstock.com

みなさんをお店までお連れする場合を除いて、お店に早めについて、参加者をお迎えしましょう。時間になったら全員揃っていなくても始めます(とはいえ、あと5分で全員揃う! などという場合は全員揃ってスタートがいいですね)。

乾杯を経て、歓談の時間は、飲み物やお料理が行き渡っているかや、参加者全員が楽しく過ごしているかなど目を配りましょう。そして、終了予定時間15分前にはそっと会計を済ませ、10分前には〆の挨拶をお願いするよう切り出しましょう。

終了予定時間には一度〆て解散できる状況にするのがベター。いつ終わるんだろう… と感じる方が出てしまってはせっかくの楽しい時間が台無し。タイムキーパーとしてメリハリをつけて運営しましょう。

会計を事前集金にしなかった場合は、開催翌日目処に参加の御礼とともに、精算と集金額とその方法をお知らせしたら、幹事のお仕事は無事完了です。やるべきことが多く大変な幹事ですが、参加者の印象に残り、その後のコミュニケーションも円滑になります。

ここでデキルな! と印象付けられたらなお良しですし、楽しい会になれば参加者みなさんがプラスな気持ちで締めくくることができます。

終わり良ければ全て良し! 与えられた役目、しっかりとつとめたいですね。

TOP画像/(c)Shutterstock.com

鶴田初芽

都内在住のOLライター。日本語教師の母からの厳しい指導や幼少期より読書好きだったことが影響し、現在マナー、教育、ライフスタイルなどの執筆に携わっています。丁寧な暮らしに憧れ、断捨離修行中!


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