コピーは雑用？ 知っておきたいコピー対応の心得
最近はペーパーレスを進めている会社も多く、コピーをする機会が減っています。つまりはコピーを頼まれる場合は重要な場面での使用がメインになりつつあるということ。そんなコピー対応のポイントを解説します！
◆コピーをする際に押さえるべきポイント
コピーは何も考えず出来る仕事の代表のように言われ、新入社員など若手社員が頼まれることが多いですよね。あーあ、私はこんなことするためにこの会社に入ったわけじゃないのに…。とコピー機の前で溜息、なんてドラマのワンシーンにもありそうです。
しかし、コピーなんて… と思わず、ポイントを押さえてコピーをとり、好印象につなげましょう。
◆必要部数と対応期限、使用目的を確認する
コピーの依頼があった際、必要部数や対応期限と合わせてそのコピーの使用目的を確認します。
例えば社内用なのか社外用なのかによって、カラーコピーにするべきなのか、2in1印刷や両面印刷などにしても問題ないのか、などコピーの設定が変わってきます。
また、使用目的を確認しておくことで、コピーが出来上がった後、ホチキス止めをするのかクリップ止めをするのか、はたまたクリアファイルに挟んだ方が良いのかなど、コピーをして終わり、ではなく、その次の対応についても準備することができますよね。
◆一部試しにコピーしてから、必要部数をコピーする
複数の部数のコピーの依頼があると、さっそくその部数でコピーを始めたくなるのですが、ちょっと待って。
例えば両面印刷の場合は、横向きの資料と縦向きの資料で表と裏の印刷向きの設定が異なるため、間違いなく設定できるように確認しなければなりませんし、他にも印刷の濃さなども設定をチェックしておくとスムーズです。
その他、ファイルからプリントアウトして、かつ、コピーをするといった場合。印刷プレビューで確認した際には画面上はきちんと写っていたのに、実際に印刷してみると、端が切れてしまったり、文字が潰れてしまっていたなど、うまく印刷されていないこともあります。
大量印刷をしてから、不備を発見しては、時間も資源もロスに繋がりますので、試しに一部コピーはマストです。
◆コピー機の確認も忘れずに
一部試しコピーをすることでも気付けるのですが、コピー機のガラス面が汚れていてコピーに映り込んでしまうことや、トナーが少なくなっていて印刷が薄い… ということもあります。
そういったことを防ぐためにもコピー機の状況も確認しましょう。なお、自分のコピーが終わったら、コピー用紙の状況を確認し、残りが少なくなっていたら補充するのがスマートですよ。
◆資料の中身も確認する
コピーする資料は今、部内で扱われている内容が凝縮されていることが多いもの。中身を知ることで、部内情勢や部内のほかのラインの仕事内容の理解につながり、「商品の〜という点についてわかる人に繋いで欲しい」などの電話の転送のヒントになることも。
また、資料の作り方の勉強にもなります。そのため、空中に目を泳がせながらコピーをするのではなく、資料の中身も見てみましょう。なお、もちろん資料の中身について、担当外だからといって社外でのおしゃべりはNGですよ。
いかがでしたか？ コピーが簡単な仕事と思われていることで、コピーの失敗が、その簡単な仕事さえ満足にできないというかなりネガティブな印象につながりかねません。
また、ペーパーレスが進み、コピーをする機会が少なくなっているからこそ、コピーが必要となるのは重要な場面であると、コピーをする際は要確認を心がけ対応しましょう。
コピーは出来て当たり前と思われがちですが、指示通りにコピーを取ることをゴールにするのではなく、コピーできた資料を使いやすく整えるところまで対応するなど先を見て動く姿勢と、コピーから資料作成のコツや社内の議題についてなどアンテナ高く吸収する姿勢で取り組むことで、好印象につながりますよ。
TOP画像／(c)Shutterstock.com
鶴田初芽
都内在住のOLライター。マナーインストラクターであり、実用マナー検定準一級や敬語力検定準一級など、ビジネスにおけるマナーや、マネーに関する資格（2級ファイナンシャル・プランニング技能士、金融コンプライアンスオフィサー、マイナンバー保護オフィサー）などを保有。丁寧な暮らしに憧れ、断捨離修行中！
