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2020.02.10

断ってもいい? デキる社会人は上司の無茶振りにもスマート対応【ビジネスマナー】

上司からの無茶振りってありますよね。そんなときどう断り、対応するのが適切でしょうか? マナーに詳しい鶴田初芽がお届けします。

鶴田初芽

上司からの無茶振りってどう断る?

上司から新たな仕事の依頼を受けた時、これって無茶振りじゃない…?! と思った経験はありませんか? そんなときはどう対応していますか?

◆上司からの仕事の依頼は絶対?

(c)Shutterstock.com

上司から仕事の依頼があったら、会社人たるもの、どんなときも受けて当然、と思っていませんか?

無理をして引き受けても、期限に間に合わなかったり、やっつけ感満載のクオリティの低いものを納品することになっては、本末転倒です。意を決してお断りしなければならない場面もあるんですよ。

◆どんなときに断る?

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上司から仕事の依頼があったとき、まずは責任を持って期限内に期待されているクオリティで対応できるかを検討しましょう。手持ちの仕事との兼ね合いや自分のキャパシティも踏まえ、しっかり判断します。きちんと対応できない、と判断した時には断る必要があります。

◆断りにくいのはなぜ?

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断るくらいなら無理をしても引き受けたい! そう思う方もいると思います。

それは、上司の期待に応えたいという気持ちや、断ることでがっかりされてしまう、やる気がないと思われてしまう、などのマイナス評価につながるのではないかという恐怖がよぎるからではないでしょうか。

とはいえ、無理をして引き受けても、中身が伴わなければ、がっかりされてしまうことに加え、仕事をきちんと全うできなかったとして迷惑をかけることにもなりかねません。

上司としては、成長に期待してあえて無茶振りとも思える仕事を依頼している場合もありますが、今抱えている仕事量を把握していなかったり、対応の負荷をわかっていなかったりすることもあります。そのため、断るという判断をした理由をきちんと説明することが大切になります。

◆断るときはなんて言う?

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たしかに、断り方次第では、「仕事にやる気がないのか?」、「上司の差配に不満があるのか?」などと思われてしまうこともあると思います。

「引き受けられません!」「それって私の仕事ですか?」などと角が立つ言い方にならないよう注意が必要です。ではどうやって断るのが良いのでしょうか?

まずは、自分に新たな仕事を任せようと考えてくれた点に感謝を示しつつ、残念ながら引き受けるのが難しいということを伝えましょう。そのとき、「今抱えている仕事の期限が明後日に迫っている」、「そういった資料を完成させるにはさまざまな部署から関連データを集めて検証する必要があり、納期に対し負荷が大き過ぎる」など、引き受けるのが難しい理由をきちんと伝えましょう。

あわせて、「来週であれば対応できますがいかがでしょうか?」、「今抱えている仕事と優先順位を変更すれば対応できますが問題ないでしょうか?」、「既存のデータを使って簡易な検証なら対応ができますがそれでもよろしいでしょうか?」など、できる条件や代替案を示して判断を仰ぎましょう。

ただ断るだけでなく、できる条件や代替案を示すのがポイントです。それによって仕事への前向きな姿勢が伝わりますし、引き受けることになったとしてもしても、対応可能な条件に整いますよね。

ここまで伝えたら、その申し出を踏まえ、依頼するか否かは上司の判断に委ねましょう。

◆断ることも社会人として必要なスキル

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いかがでしたか? 上司の依頼を断ると言うと、なんだか会社人としてあるまじき態度のように聞こえますが、そんなことはありません。

もちろん、面倒くさいからやりたくない、という理由では困りますが、対応が難しい理由を明確にした上で、上司と認識を共有することはとても大切なことです。上司としても状況を正しく把握できれば、より良い対処方法がひらめくかもしれません。

仕事を任せたい、と上司に思われるということはとても光栄なこと。その信頼を壊さないためにも、断ることも必要なスキルなんですね。

TOP画像/(c)Shutterstock.com

鶴田初芽

都内在住のOLライター。マナーインストラクターであり、実用マナー検定準一級や敬語力検定準一級など、ビジネスにおけるマナーや、マネーに関する資格(2級ファイナンシャル・プランニング技能士、金融コンプライアンスオフィサー、マイナンバー保護オフィサー)などを保有。丁寧な暮らしに憧れ、断捨離修行中!


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