【目次】
・パソコンでの仕事が効率化するツール5
・スマートフォンでの仕事が効率化するアプリ5
効率化といっても、その方法はさまざま。
そこで、仕事を効率化するための最強ツールをビジネスに欠かせない「パソコン」と「スマホ」、そして「事務仕事」をスムーズに行うためのツールと、それぞれ項目ごとに5つずつご紹介します。
パソコンでの仕事が効率化するツール5
まず、パソコンについてですが、ツールというよりは、ノウハウに近いかもしれません。パソコンに対する苦手意識から、効率化の手助けとなる本来備わった機能を使いこなしていない人も多いと思われるので、おさらいも兼ねて、紹介します。
■ショートカットキー
これはパソコンの基本の機能です。もしまだ使いこなしていないという人がいたら、大至急覚えて！
普段、マウスを使って作業している人は、ショートカットキーを多用することでマウスの使用が激減し、効率化を実感できるようになるはずです。
使用頻度が高いショートカットキー
・コピー・・・「Ctrl」を押しながら「C」
・切り取り・・「Ctrl」を推しながら「X」
・貼付け・・・「Ctrl」を押しながら「V」
・保存・・・・「Ctrl」を押しながら「S」
・元に戻す・・「Ctrl」を押しながら「Z」
■IME辞書登録
ビジネスでは、日常的に使用頻度の高い慣用フレーズが数多くあります。それらを、あらかじめ登録しておけば、メールを書くスピードが格段に違う！
たとえば、書き出しの定番の文言である「平素は大変お世話になっております」というのがありますが、「へい」と2文字打つだけで「平素は大変お世話になっております」が予測候補として出てくるので、全ての文字をタイプするよ必要がなくなります。
職種ごとに使用頻度の高い、文章、単語などは異なると思いますが、IME辞書登録を活用すれば難しいカタカナ、変換でなかなか出てこない漢字などもラクラクです。
■Google Chrome
インターネットを使用する際にどのブラウザを使うか、ということも、実は効率化のポイント。
一昔前までInternet Explorer（IE、インターネットエクスプローラ）がブラウザの代名詞的な存在でした。今でも、エクスプローラを使っている人は多いかもしれませんね。
ところが、インターネットエクスプローラのシェアは低下し、Net Applicationsに調査で2016年4月のデスクトップ向けウェブブラウザーのシェアでChromeが41.71%となって、Internet Explorerの41.33%を抜いて逆転しました。
その背景には、クロームはエクスプローラに比べて軽いという点があります。少しでも時短！ と考える人にはクロームの利用がおすすめです。
■アンインストール
ひと言でいうと、ファイルの削除です。これも基礎中の基礎ですけど、知識として頭の中にありながらも、実行していない人もいるのでは？
パソコンは1台当たりの容量が決まっており、ファイルをたくさん作成、さらには外部プログラムをいくつもインストールすれば、その分、パソコンの動作が重くなってしまいます。
重くなると、起動に時間がかかり、イライラするだけではなく、作業効率が悪化するのは言うまでもありません。ファイルはこまめに削除し、ダウンロードしたアプリでも使っていないものは、アンインストールしましょう。
■デュアルディスプレイ
デュアルディスプレイとは、パソコンのディスプレイを2台つなぐこと。作業する画面が2つあれば、片側の画面ではネットで検索、もう片側ではワードやエクセルで作業──このように効率的に作業を進められ、一石二鳥！
スマートフォンでの仕事が効率化するアプリ5
今の時代、あらゆるビジネスシーンでスマートフォンは欠かせません。スマホ自体が効率化のためのツールと言えますが、数あるアプリの中で、何をインストールしたかによって、効率化に大きな差が生じます。
そこで、あって便利な効率化するためのツールを5つピックアップしました。Iphone、andoroidのいずれでもインストール可能なものを選んでいます。
■Todoist
To-Do リストを関単に作れるアプリ。スケジュール帳に収まり切らない仕事の詳しい内容をここに記載します。
「親タスク」「子タスク」を作れば、企画書の作成もスムーズに。締め切りを設定しておけば、多忙の時に起きがちな仕事のやり忘れも防げます。
■Dropbox
説明を要さないほど、パソコン上では愛用している人が多いかも。ネット上にファイルを保存できるサービスで、最も身近なクラウドと言えるかもしれません。
場所を問わず、Dropbox のサービス上に保存しておいたファイルから作業ができます。データが飛んでしまい真っ青になった──こんな場面も避けられます。
■Cardful
名刺を画像として保存できるアプリです。操作は簡単で、カメラで名刺を撮れば、名前や会社名などのデータを保存。
Evernote と連携すれば、名刺に記載されている情報から検索でき、管理がとてもラクになります。
■FineScanner
スマホをスキャナーにできるアプリ。プリンターのスキャナーを利用するよりもすばやく行える優れものです。
データを PDF に変換して、Dropbox や Evernote などのクラウドサービスに転送すれば保存もOK。社内でコピー機まで移動する手間が省けます。
■STREAMED
経費の管理をスマホで行えるアプリです。最大の特徴は、領収書をカメラで撮れば、自動的に金額等をデータ化してくれること。
交通費の計算も簡単で、「経費の精算がとても面倒！」と思っている人には、強い味方になること間違いなしです。
ショートカットキーやアプリを上手に使って、仕事の効率化を図りましょ！
文／しごとなでしこ編集部
初出：しごとなでしこ
